Zašto građevinski projekti premašuju proračun?

Da bi ostvarile profit, građevinske tvrtke moraju pažljivo planirati i rasporediti svoje projekte. Materijali, rad, najam opreme i svi ostali troškovi izračunavaju se i dodaju predviđenom trošku.

Međutim, čak i uz pažljivo planiranje, složeni poslovi nose značajan rizik od prekoračenja proračuna. Izuzetno je teško predvidjeti svako potencijalno kašnjenje ili promjenu opsega kada posao koji se dovršava traje nekoliko faza, raspoređen je kroz dugo vremensko razdoblje i uključuje više ekipa i podizvođača.

Razumijevanje uobičajenih razloga zašto građevinski projekti često premašuju proračun pomaže voditeljima projekata i drugim dionicima spriječiti probleme na vlastitim gradilištima. Imajući na umu sljedeće savjete, mogu ublažiti rizik prekoračenja proračuna, povećati ukupnu profitabilnost i promicati dobre odnose s klijentima.

Uobičajeni razlozi zbog kojih građevinski projekti premašuju proračun

• Pogrešna komunikacija i loše upravljanje podacima

Pogrešna komunikacija i nedostatak odgovarajuće dokumentacije često uzrokuju probleme na gradilištima. Dobra komunikacija ključna je tijekom cijelog procesa izgradnje od dizajna do implementacije, a čak i manji kvar na bilo kojem koraku može dovesti do dugotrajne i skupe prerade u nastavku.

Mnogi se izvođači još uvijek oslanjaju na izvješćivanje olovkom i papirom i druge staromodne metode za praćenje produktivnosti i dijeljenje ažuriranja napretka. Nažalost, uz ove zastarjele procese, dionici nemaju uvijek jasnu vidljivost i mogu propustiti važne prilike za ispravljanje komunikacijskih pogrešaka prije nego što uzrokuju velika kašnjenja.

• Prekomjerni zastoji

Učinkovito raspoređivanje najvrjednijih resursa tvrtke – njezinih radnika – još je jedan vitalni aspekt održavanja projekta unutar proračuna. Zakazivanje previše ili premalo radnika svaki dan jednako su skupe pogreške. Nedostatak razumijevanja sposobnosti tima smanjuje profitabilnost od samog početka projekta.

Ako nema dovoljno radnika za obavljanje planiranih zadataka, projekt će očito kasniti. Isto tako, ako ima previše radnika na licu mjesta, neki od njih će doživjeti prekomjerne zastoje. U najboljem slučaju, ti višak radnika neće imati posla, ali će ipak morati biti pošteno plaćeni za svoje vrijeme. U najgorem slučaju, preveliki broj ljudi u radnoj zoni izazvat će sigurnosnu opasnost.

• Nesreće na gradilištu

Iako su neke nesreće doista neizbježne, mnoge se mogu spriječiti odgovarajućim postupcima za sigurnost i osiguranje kvalitete. Građevinske tvrtke moraju provoditi protokole o izvješćivanju i praćenju gradilišta, što je najvažnije kako bi zaštitili svoje radnike i sekundarno kako bi spriječili pogreške u gradnji i štetu na materijalima ili opremi.

Kada zaposlenici nisu obučeni da uhvate i isprave probleme vezane uz sigurnost ili kvalitetu, ili ako nemaju alate koji su im potrebni da to učine učinkovito, dolazi do nezgoda. Zatim se zadaci odgađaju dok tvrtka radi na njihovom rješavanju.

• Nepotpuni dizajni

Ako projektnim dokumentima nedostaju važne informacije ili ako su specifikacije netočno izračunate, rad može kasniti i premašiti proračun jer terenske ekipe čekaju da se dizajnerski tim prilagodi. Kad je malo nadzora nad projektom, to postaje još veći problem, jer ponekad nepotpuna projektna dokumentacija dovodi do grešaka u gradnji.

Dizajne treba u potpunosti i temeljito pregledati prije početka radova, ali to nije uvijek slučaj na užurbanim gradilištima, osobito kada su voditelji projekta zauzeti upravljanjem rada na više gradilišta.

• Šteta u trgovini

Zbog loše komunikacije, ekstremnih vremenskih uvjeta, nepravilnog rukovanja i drugih problema, materijali, oprema i postojeće strukture mogu biti oštećeni na licu mjesta. Materijali će se morati zamijeniti dok se oprema i strukture moraju popraviti, dodajući značajne neočekivane troškove projektu.

Građevinske tvrtke također mogu potrošiti dragocjene sate pokušavajući utvrditi početni uzrok štete.

• Problemi s lancem opskrbe

Izvođači imaju malo kontrole nad dobavljačima. Nažalost, ponekad na proračun projekta utječe kada dobavljači ne mogu isporučiti materijale ili zalihe na vrijeme.

Problemi s lancem opskrbe, kašnjenja u isporuci i iznenadne naknade za uslugu povećavaju troškove projekta. Prilikom izrade ponuda izvođači bi trebali imati na umu ove mogućnosti.

• Neiskusno vodstvo i loše upravljanje ugovorima

Jaki lideri na terenu drže posao prema rasporedu. Upravljanje ekipama više izvođača koji svi dovršavaju složene zadatke kao dio većeg projekta je izazovno.

Kada se pojave manji problemi, neiskusno vodstvo može pogriješiti u njihovom rješavanju, uzrokujući daljnja kašnjenja ili povećavajući neočekivane troškove. Oni mogu loše procijeniti kada članovi tima imaju pitanja o određenim zadacima ili postupcima, što može dovesti do nesreća ili pogrešaka u konstrukciji.

Nije uvijek pojedini zaposlenik kriv kada neiskustvo dovede do lošeg upravljanja. Odgovornost je građevinske tvrtke zaposliti ili promovirati upravitelje s odgovarajućom razinom iskustva i osigurati obuku i alate koji su im potrebni za uspjeh.

Što se tiče ureda, dionici projekta ne bi trebali jednostavno potpisati ugovor i zaboraviti na projekt dok nije gotov. Oni bi trebali kontinuirano pratiti napredak projekta i pregledavati uvjete ugovora kako bi osigurali da je posao dovršen prema planu.

Kad zainteresirane strane nemaju jasnu sliku o tome što se događa na poslu ili ako krivo protumače ugovor, rizik od prekoračenja proračuna će porasti.

Savjeti za izbjegavanje prekoračenja troškova

Dakle, uz sve ove uobičajene probleme koji se događaju na gradilištima, kako izvođači mogu izbjeći prekoračenje proračuna? Iako se razlozi prekomjernog trošenja projekata uvelike razlikuju, nekoliko jednostavnih rješenja može pomoći u smanjenju rizika u svim segmentima.

• Digitalno pratite rad i inventar

Građevinske tvrtke mogu učiniti svoj dio pomoći menadžerima i članovima posade da steknu bolju vidljivost i smanje prekomjernu potrošnju tako što će ih opremiti korisnim alatima poput softvera za digitalno praćenje proizvodnje. Koristeći mobilno snimanje podataka, terenske ekipe mogu lako izvještavati s terena i dijeliti podatke s uredom u stvarnom vremenu. Zainteresirane strane mogu procijeniti napredak i napraviti točna predviđanja o proračunima i rasporedima projekta.

Jednostavnost digitalnog izvješćivanja preko olovke i papira i drugih zastarjelih metoda pomaže u održavanju projekata u skladu s proračunom na dva glavna načina. Kao prvo, podaci su mnogo točniji. Sa standardiziranim predlošcima za izvješćivanje i popisima za provjeru konstrukcije koji uklanjaju nagađanje iz prikupljanja podataka, produktivnost i napredak se prate na temelju stvarnih činjenica sa stranice, a ne usmene predaje. Drugo, vidljivost je poboljšana. A uz bolju vidljivost, timovi za upravljanje projektima mogu biti prilagodljiviji, odmah prepoznajući kada i kako nastaju problemi s proračunom, ispravljajući ih rano. Oni također mogu podijeliti te podatke s dionicima u slučaju neizbježne promjene opsega kako bi identificirali uzrok, što pomaže u izgradnji boljih poslovnih odnosa puna povjerenja.

Građevinske tvrtke također mogu koristiti softver digitalne vremenske kartice za praćenje odrađenog vremena prema prilagođenim kategorijama koje definira tvrtka. Zaposlenici ispunjavaju digitalne vremenske kartice i bilježe sate na zadacima, kojima se dodjeljuju šifre troškova. To pomaže menadžerskom timu da precizno razumije kako se troškovi troše na rad.

• Omogućite odgovarajuću obuku

Za građevinske tvrtke važno je osigurati sveobuhvatnu obuku za cijelo svoje osoblje. To uključuje sigurnosne tečajeve i obuku o korištenju alata tvrtke i pridržavanju postupaka.

Obrazovanje nije jednom i gotovo uvjet za izgradnju. Menadžeri mogu smanjiti skupe pogreške vođenjem redovitih razgovora o alatima ili nuđenjem zakazanih predavanja koja se bave stvarnim problemima s gradilišta.

Kako Eurobild pomaže

Eurobildova aplikacija za upravljanje gradnjom jedinstveno je, pojednostavljeno rješenje za dnevno izvješćivanje, praćenje vremena, praćenje proizvodnje, razgovore s alatima i više. Naše sučelje jednostavno je za korištenje i na terenu i u uredu.

Koristeći aplikaciju, terenske ekipe mogu brzo i jednostavno uhvatiti vitalne informacije s gradilišta i dati voditeljima projekta vrijedan uvid u stvarnom vremenu, omogućujući informirano donošenje odluka. Trenutni projekti ostaju u proračunu, a nove ponude točnije su nego ikad prije.